如何持续提高工作效率

Posted by Liler on September 27, 2020

对于个人或者小团队来说,做事时有许多限制(资源有限,时间有限,精力有限,体力有限等),但还需要短时间内把事情做出来而且要做好,起码要实现基本目标,如果拉的时间太长了就会出现浪费时间、浪费资源、产生不好的心理效果等情况。 在多个资源有限与做事较多(包括但不限于需求发现、需求分析、产品设计、代码开发、文档编写、产品测试、系统部署、产品维护、产品营销、知识学习等)的情况下,做事成功的唯一的办法就是增加工作单位时间内的有效产出及其效果(产出要产生正面的实际效果;有时产出差不多,但是效果不一样,或者可以增强产出的效果),也就是持续提高工作效率。

持续提高工作效率包括两个方面:

  • 持续增加单位时间内的有效产出

  • 持续增强单位时间内有效产出的实际正面效果

    有了产出后,会出现怎么更好地表达包装产出,怎么使用产出,用在哪里等问题,不同的解决方案会出现不同的产出效果;不同的产出会有不同的效果,从而可以指导需要获取什么样的工作产出。

以前对提高工作效率的理解有些错误,只是理解了第一个方面,忽略第二个方面,我想大部分人都有这样的片面理解。

提高工作效率不是一时就搞定的,需要长时间不断的提高,而且提高了一次效率,还可以更好地优化工作效率还可以有提高的空间,只有持续地提高工作效率,才能不断地短时间内获取更多的产出或者产出效果(有可能产出差不多,但是效果不一样)

如何才能持续提高工作效率

用系统思考的方法进行思考,工作系统中包含哪些部分与这些部分之间的关系是什么样的:

  • 工作主体(谁来进行工作)
    • 适度集中力量与资源于目标,尤其是时间、注意力、意志与精力
    • 减少或者取消不必要的活动
    • 持续锻炼身体,提高身体活力与韧性
    • 生活规律
    • 工作与休息、休闲、运动交叉进行,适度休假
    • 持续思考与优化工作效率
    • 制定合理明确的目标计划
    • 持续周期性地总结、反思与调整工作,对工作结果进行反馈
    • 不要有不明确的完美思想,工作适可而止
    • 工作主体可以扩展到其他人,适当时候建立团队,适时适度与人合作
    • 工作主体可以扩展到电脑,自动化一些工作
    • 不要固定思维思想,要不断思考,接受总结新思想,不限制思想于各种条款、规定等
    • 要学习运用别人的经验,把别人的经验转化为自己的经验
    • 不要犹豫不决,要干脆利落,犹豫不决或者后悔很费时间精力
  • 工作环境(在什么样的环境下工作)
    • 安静的工作环境
    • 不会经常被人打断思路
    • 空气良好畅通
    • 空间不要太狭小
    • 最好在书桌或者工作台上工作,不要在坐在床上等
    • 有固定规律的工作时间段,不要一直工作,适度休息
    • 不要一直坐着,要适当站一下,走一走,尤其是思考问题的时候
    • 电脑最好有多个屏幕或者大点的屏幕,用性能好一点的电脑与网络
    • 尽量不要被环境影响到心情,心情不能随着环境浮动,要有定力,集中于工作上
  • 工作对象(工作作用于哪些事情或对象或原始材料)
    • 工作内容不要一直固定不变,适时转换工作主题
    • 工作目标尽量明确,不太明确时在工作中逐步考虑不断明确或者改变
    • 理解做出事情与做好事情的区别,这两者是不一样的,尤其是后者用很多时间资源
    • 在实际工作中不断理解工作对象与改变目标,有了基本目标就要进入工作中
    • 不断熟悉工作对象,越是熟悉,越是更快更有效地把工作对象变成工作产出
  • 工作工具(用什么进行工作)
    • 选择适当适量的工具,不要太多,工具最好开源与高度定制化
    • 不断熟悉选择的工具,越是熟练操作工具,越是会更好地提高工作效率
    • 不要经常改换工具,不要追求新工具,不到不得已的情况就不要轻易换工具
    • 明确用工具的主要目的就是辅助工作提高工作效率
    • 不要花费太多时间精力资源于工具上,不要偏离工作方向
    • 最好选择可以创造其他工具的工具,例如编程语言
    • 自己适度适时创造工具
    • 不要重复造轮子,要适度使用别人的成果,学会站在巨人的肩膀上
  • 工作流程(按照什么样的流程方式方法工作)
    • 建立不同工作阶段的里程碑,到了这样的目标就要进入下个阶段,不能花费太长时间与资源于一个阶段
    • 制定具体的工作计划,划分工作过程为小的不同阶段,为每个阶段制定具体的目标
    • 不断优化工作流程
    • 大部分时间会用于思考、阅读、写作、沟通上,要优化这方面的方法方式流程
    • 评估工作时间、工作量、资源等
    • 记录工作过程,记录与评估每个阶段的过程与产出
    • 工作的过程就是不断提出问题与解决问题的过程,要优化问题提出与解决的流程
    • 在工作过程中要有不断提高工作效率的意思
    • 工作过程中想法设法加快工作速度,刚开始可能做不好,熟练了之后就会既做好又做快
    • 对提高工作效率形成习惯
    • 阅读时不要在心中默念,这种习惯很影响阅读效率,要用眼球扫描文字,思维跟着扫描的动作进行
    • 阅读时要先了解大纲、框架等,然后再选择性了解细节
    • 阅读要多运用略读
    • 随时记录冒出来的想法,要不然过一会儿就会忘记
    • 合理安排好做事顺序,不同的顺序做事效率效果不一样
    • 做事要考虑投入产出比,产出比较低的就不要投入了,或者投入要少些,或者做事要更快不考虑产出的质量
    • 做事投入与产出要考虑重要性紧急性重点等,不太重要的投入要减少速度要加快,重要的投入要增加速度适度放慢
    • 不要有完美思想,不要有慢工出细活的思想,要不断加快速度不断提高工作效率,做出的东西难免有瑕疵,但是只有不影响整体就没有问题,或者以后再不断修改
  • 工作产出(工作完有什么样的结果或者产出)
    • 度量总体工作产出与使用产出
    • 度量每个阶段的工作产出与使用产出
    • 评估工作产出会产生什么样的效果
    • 把工作产出用语言表达出来,这很重要,没有表达出来的就不是有效的工作产出
    • 更好地表达包装工作产出
    • 记录工作产出
  • 工作效果(工作产出与主体或者外界交互后,主体或者外界对工作产出有什么样的反应、反馈或者效果)
    • 及时使用工作产出
    • 考虑使用工作产出的方法方式问题
    • 有意识增强工作产出的效果
    • 对工作效果进行及时反馈,不断调整工作流程与工作产出使用流程
    • 通过工作效果提出新问题,促使工作不断推进
    • 要考虑评估工作产生的其他效果,例如工作后身体的情况,资源的消耗情况等
    • 对工作产生的其他效果进行反馈,及时调整
    • 记录工作效果及其反馈
    • 预测工作效果,从而指导工作方向做出不同的工作产出等



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Comments(1):


WHITTMORE0821 · Jan. 11, 2021, 5:13 a.m. · #1

Thank you!!1